お客様からの訪問の申入れを受けた時は、訪問の日時、人数、用件、おおよその所要時間を確認しましょう。

訪問日時までに必要な書類を準備し、応接室等の場所の予約も忘れずにしましょう。

お客様がお見えになられたら、基本的に立ち上がって笑顔で「いらっしゃいませ」と一礼しましょう。

自分への来客ではないからといって、見て見ぬふりをするのはＮＧです。気付いた人がすぐに応対しましょう。

お客様に丁寧に社名・名前・用件・約束の有無を尋ねます。

お客様に丁寧に社名・名前・用件・約束の有無を尋ねたら、担当者へ取り次ぎます。
担当者が接客中や会議中等の場合は、メモで知らせ指示を仰ぎましょう。
また、複数でお越しの場合は人数も担当者へと伝えた方が親切でしょう。

担当者がすぐ近くにいない場合は、お客様にお待ちいただく事になります。
そんな時は「ただいま○○を呼んで参りますので、しばらくお待ち下さい」と言って手近なイスをお勧めしましょう。

■ポイント
会社には様々な人が出入りし、事前の約束（アポイント）がないまま訪問してくる人もいます。
担当者や状況によっては、アポイントなしの来客を好まない場合もあります。

その時に「○○さんはいらっしゃいますか」と聞かれて、無条件に「はい」と答えるのはどうでしょうか。

たとえ担当者がいるのがわかっていても、「確認して参りますので少々お待ちください。お約束はございますか？」
とやんわり尋ねるのが良いでしょう。

考えてしまうのは、お客様を案内する時です。
案内する部屋が近ければ、手で大まかな方向を指すことも可能ですが、難しいのは遠い距離を案内する時です。

注意すべき点は声を掛けずに歩き出さないこと。
初めに「ご案内致します」など声をかけ、歩き出しましょう。

歩く時は自分の背中がお客様の正面にならないよう、斜め２、３歩前を歩きます。
歩く速度はお客様の様子をうかがいながら調節しましょう。荷物の多いお客様の時には「お持ちしましょうか」などの気配りが大切です。

部屋に到着したら、まずはノックし、中に人がいるかを確認しましょう。

ドアを開け、中が片付いているかをチェックし「どうぞ、お入り下さい」
「どうぞ、こちらにお掛け下さい」とお客様には奥上座を指し示し、席を勧めましょう。

お客様がお座りになったのを確認したら、「失礼致します」と軽く会釈をし、退室しましょう。

その際、「○○はすぐに参りますので、少々お待ち下さい」など担当者がどれくらいで来るのかをお伝えしましょう。